Η κατανάλωση ενέργειας σε ένα ξενοδοχείο καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από το occupancy, από το αν και πότε χρησιμοποιείται κάθε δωμάτιο μέσα στη μέρα. Η λειτουργία δεν είναι σταθερή. Υπάρχουν ώρες παρουσίας, ώρες απουσίας, περίοδοι εναλλαγής και μεγάλα διαστήματα αδράνειας. Αυτή η μεταβολή επηρεάζει άμεσα το πώς, αλλά και πόσο δουλεύουν τα συστήματα κλιματισμού. Σε πολλές περιπτώσεις, η λειτουργία των HVAC στα δωμάτια των ξενοδοχείων δεν συνάδει με τη χρήση τους.

Χώροι που παραμένουν άδειοι συνεχίζουν να ψύχονται ή να θερμαίνονται σε επίπεδα κανονικής λειτουργίας, σαν να επρόκειτο για κατειλημμένα δωμάτια. Η ενέργεια καταναλώνεται χωρίς να εξυπηρετεί πραγματική ανάγκη και το κόστος αυξάνεται χωρίς λόγο. Το φαινόμενο γίνεται πιο έντονο σε περιόδους χαμηλής πληρότητας ή σε ξενοδοχεία με συχνές αφίξεις και αναχωρήσεις μέσα στην ίδια ημέρα.

Η διαχείριση με βάση την πληρότητα επιτρέπει στα συστήματα να λειτουργούν με ακρίβεια, αφού η ενεργοποίηση γίνεται όταν υπάρχει παρουσία ανθρώπων, η θερμοκρασία ρυθμίζεται ανάλογα με τη χρήση και οι ώρες λειτουργίας περιορίζονται στα απολύτως απαραίτητα. Η προσαρμογή μπορεί να βασιστεί σε δεδομένα από το PMS (Property Management System), σε αισθητήρες παρουσίας ή σε συνδυασμό των δύο, ώστε κάθε δωμάτιο να ακολουθεί το δικό του πρόγραμμα λειτουργίας.

Η προσέγγιση αυτή μειώνει τη συνολική κατανάλωση και σταθεροποιεί τη συμπεριφορά του κτιρίου σε όλη τη διάρκεια της σεζόν. Παράλληλα, διατηρείται η άνεση του επισκέπτη, καθώς οι συνθήκες προετοιμάζονται έγκαιρα πριν από την άφιξη και προσαρμόζονται κατά τη διάρκεια της διαμονής. Η ενέργεια χρησιμοποιείται εκεί που χρειάζεται, τη στιγμή που χρειάζεται.

Για τη λειτουργία ενός ξενοδοχείου, το occupancy αποτελεί έναν από τους πιο ουσιαστικούς παράγοντες ελέγχου. Όταν ενσωματώνεται στη λογική διαχείρισης των εγκαταστάσεων, επηρεάζει άμεσα το λειτουργικό κόστος, τη διάρκεια ζωής του εξοπλισμού και τη συνολική ενεργειακή συμπεριφορά της μονάδας.